Związek Powiatów Polskich zajął negatywne stanowisko wobec propozycji zawartych w petycji (P11-51/25), która dotyczy obowiązkowego posiadania i udostępniania adresów służbowych poczty elektronicznej urzędników i radnych. Opinię w tej sprawie organizacja przedstawiła w odpowiedzi na pismo przewodniczącego Komisji Petycji Senatu RP z 26 listopada 2025 roku.

Zakres propozycji

Według Związku Powiatów Polskich petycja, poprzez brzmienie proponowanego art. 25c ustawy o samorządzie gminnym, postuluje nie tylko obowiązkowe zakładanie skrzynek mailowych radnym gminnym, ale również ujawnianie służbowych adresów poczty elektronicznej każdego pracownika samorządowego gminy. Organizacja zwraca uwagę, że kwestia ta została pominięta w ekspertyzie Kancelarii Senatu.

Argumenty przeciwko propozycji

Wykroczenie poza definicję informacji publicznej

Związek Powiatów Polskich wskazuje, że służbowa poczta elektroniczna to kwestia wewnętrznej organizacji pracy danego urzędu, która pozostaje poza możliwością uznania jej za informację publiczną. W uzasadnieniu przywołano wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 lutego 2018 roku, zgodnie z którym sprawa publiczna oznacza przejaw działalności podmiotów ukierunkowany na wypełnianie określonych zadań publicznych, co nie jest tożsame z każdym przejawem aktywności tych podmiotów, w tym aktywnością związaną z wewnętrzną organizacją ich funkcjonowania.

Obciążenia organizacyjne

Obowiązek ujawniania adresów e-mail pracowników gminy wiązałby się z dużym nakładem pracy oraz koniecznością stałej kontroli aktualności takiej bazy danych. W dużych miastach na prawach powiatu, takich jak Warszawa, Łódź czy Wrocław, oznaczałoby to konieczność obsługi kilku tysięcy adresów.

Związek zwraca również uwagę, że proponowany przepis mógłby być interpretowany jako nakładający obowiązek dla gmin jako takich, a nie tylko urzędów. Ustęp 1 stanowi bowiem, że to „gmina” udostępnia służbowe adresy e-mail. W konsekwencji znacząco zwiększałoby to liczbę osób objętych regulacją, gdyż należałoby ją rozumieć jako obejmującą każdego pracownika zatrudnionego przez gminę, w tym również pracowników administracji szkół.

Istota mandatu wolnego radnego

Organizacja podkreśla, że głównym celem Petycji zdaje się być obowiązkowe ujawnienie adresów poczty elektronicznej radnych. Budzi to olbrzymie wątpliwości w kontekście charakteru sprawowanej funkcji przez takie osoby. Mandaty radnych, podobnie zresztą jak senatorów czy posłów, są wolne. Oznacza to, że to od danego radnego zależy sposób ich wykonywania. Choć z ustaw ustrojowych wynika obowiązek utrzymywania stałej więzi z mieszkańcami, to od samego radnego musi zależeć sposób utrzymywania tej więzi, w tym sposoby kontaktu z mieszkańcami. Narzucanie ustawowego obowiązku korzystania z określonego kanału kontaktu narusza tę autonomię. 

Obecny stan prawny nie zakazuje natomiast zakładania skrzynek e-mail dla radnych w domenie gminy czy powiatu. Wykorzystywane są one m.in. do przesyłania radnym materiałów na posiedzenia komisji lub samej rady. Ustawa nie zakazuje też ujawnienia takiego adresu przez samego radnego - jest to wyłącznie uprawnienie radnego, które oddaje charakter sprawowania przez niego mandatu.

Niejasności prawne

Związek wskazuje na potencjalne problemy interpretacyjne dotyczące statusu wiadomości wpływającej na skrzynkę radnego. Pytania dotyczą tego, czy taka wiadomość byłaby skierowana do organu, czy pozostawałaby wiadomością prywatną, oraz czy radny musiałby sprawdzać taką pocztę regularnie i potwierdzać wpływ wiadomości. Pojawiają się również wątpliwości dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych.

Zagrożenia bezpieczeństwa

Jak wskazuje Związek obowiązkowe udostępnienie adresów służbowych wszystkich pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach obsługujących organy JST oraz jednostkach organizacyjnych łączy się z szeregiem potencjalnych ryzyk i niebezpieczeństw. Do najważniejszych z nich należą: paraliż organizacyjny jednostek w wyniku zalewu wiadomości niemających związku z zakresem obowiązków pracownika, zwiększone ryzyko ataków phishingowych i złośliwego oprogramowania, próby przełamywania systemów informatycznych przez wrogie w stosunku do Państwa Polskiego podmioty państwowe, utrudnienie realizacji podstawowych zadań publicznych przez konieczność obsługi dużej liczby wiadomości o charakterze masowym lub obraźliwym, przerzucanie odpowiedzialności za filtrację i obsługę korespondencji z poziomu instytucji na pojedynczych pracowników oraz kierowanie korespondencji do niewłaściwych komórek organizacyjnych.

Istniejące rozwiązania

Związek przypomina, że wnoszenie podań i pism drogą elektroniczną w toku procedur administracyjnych jest obwarowane konkretnymi warunkami określonymi w art. 63 ust. 1 Kodeksu postępowania administracyjnego: Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.

Organizacja wskazuje również, że dostępność administracji dla obywateli może być skutecznie realizowana poprzez adresy ogólne, formularze kontaktowe, biura obsługi interesanta oraz jasno określone procedury komunikacji. Jako rozwiązanie wymienia również wdrażany w całej Polsce system e-doręczeń.

Rekomendacja

Związek Powiatów Polskich stoi na stanowisku, że prace nad przedmiotową petycją powinny zostać zakończone, a Senat nie powinien podejmować inicjatywy legislacyjnej w proponowanym w niej zakresie. Organizacja zadeklarowała gotowość zaprezentowania swojego stanowiska podczas posiedzenia senackiej Komisji Petycji.